Mercredi 17 avril 2024
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APPEL A CANDIDATURE / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE 

 République d’Haïti Direction Nationale de l’Eau Potable et de l’Assainissement
APPEL A CANDIDATURE 

Titre:

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE/OREPA OUEST
Date Limite d’acceptation:
30 octobre 2023

TERMES DE REFERENCE 

ASSISTANTE ADMINISTRATIVE 

OFFICE REGIONAL DE L’EAU POTABLE ET DE L’ASSAINISSEMENT DE L’OUEST

Contexte 

La Direction Nationale d’Eau Potable et d’Assainissement (DINEPA) est constituée de la Direction Générale, des organes centraux, des Offices Régionaux d’Eau Potable et d’Assainissement (OREPA) et de tous les organes départementaux et communaux relevant des OREPA. Les OREPA sont chargés de la mise en œuvre de la Politique du Secteur de l’Eau Potable et de l’Assainissement et de la réalisation des opérations administratives dans leurs divisions territoriales respectives. Ils sont créés pour assurer l’exploitation commerciale et opérationnelle des Systèmes d’Alimentation en Eau Potable et Assainissement (SAEPA) de leur région respective.  

Le Conseil de Direction de la DINEPA a adopté des dispositions organisationnelles en vue d’opérationnaliser la déconcentration et/ou de transférer les fonctions non régulatrices de la DINEPA aux OREPA. 

C’est dans cette perspective que la DINEPA se propose de recruter Une Assistante Administrative pour l’Office Régional de l’Eau Potable et de l’Assainissement (OREPA) de l’Ouest. Les présents termes de référence concernent ce poste. 

Principales Attributions 

Sous l’autorité du Directeur de l’OREPA Ouest et de l’Administrateur, l’Assistante Administrative assure de façon efficace et responsable les tâches suivantes: 

Gestion des dossiers 

Sur la base d’un canevas établi par la Direction de l’OREPA Ouest: 

∙ Assurer la réception et la gestion jusqu’à leur sortie, des dossiers; 

∙ Participer activement à la rédaction / traduction des documents thématiques, le cas échéant; 

∙ Distribuer des documents aux responsables concernés; 

∙ Classer les dossiers et documents au bureau de l’équipe l’OREPA Ouest.

Gestion de l’information 

∙ Réaliser les compte rendus de réunions ;

∙ Maintenir un annuaire dynamique des acteurs et partenaires du secteur de l’Eau Potable et de l’Assainissement ; 

∙ Diffuser les informations validées par la Direction; 

Administration, logistique et secrétariat 

∙ Maintenir et suivre le calendrier des activités liées; 

∙ Préparer et organiser les rencontres; 

∙ Gérer le stock des fournitures et préparer les réquisitions; 

∙ Gérer le stock des produits d’entretien et autres produits nécessaires au fonctionnement de l’OREPA Ouest; 

∙ Assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs et des inventaires,  l’approvisionnement effectif de toutes les fournitures et le suivi des  équipements de bureau; 

∙ Assurer le suivi des paiements et des pièces comptables y afférant ainsi que celui des dépenses administratives liées au fonctionnement de l’Institution. 

. Assurer la gestion des photocopies et scanners et le sauvegarde de toutes  bases de données;

. Assurer, dans le cas échéant, la gestion de la petite caisse de l’OREPA et tenir à jour le registre de toutes les dépenses y relatives;

.Préparer les rapports sommaires de dépenses et de recettes avec pièces justificatives à l’appui ;

. Remettre les chèques au personnel et aux fournisseurs;

. Réclamer  les pièces justificatives  suite à un paiement  par chèque ou par virement ;

. Contrôler les Rapports des Fiches Prépayées de carburant;

En matière de secrétariat, assurer: 

∙ L’accueil téléphonique des partenaires, clients et fournisseurs, la réception;

∙ La rédaction, la gestion et le suivi du courrier, le suivi des dossiers et en assurer l’archivage (physique et électronique): 

 a. Le tri et le classement des données 

b. La tenue d’agendas,  

. Aménager les rendez-vous, ateliers de travail, les voyages internes et externes des employés

. Réaliser toutes autres tâches à caractère administratif lié à l’OREPA Ouest. 

. Préparer un rapport mensuel d’activités, s’il est demandé;

Qualifications et expériences 

∙ Diplôme de secrétaire ou d’Assistante Administrative, avec un minimum de deux (2) années d’expérience ; 

∙ Bonne connaissance des règlements administratifs en vigueur dans l’administration publique ; 

∙ Maitrise de la langue française; 

∙ Très bonne capacité de rédaction (grammaire et orthographe) et de production (vitesse); 

∙ Maîtrise des outils tels Word, Outlook, Excel; 

∙ Capacité à travailler en équipe; 

∙ Outre les connaissances et compétences reliées à l’exercice de la fonction, l’Assistante doit posséder certaines qualités essentielles telles : efficacité,  ponctualité, courtoisie, discrétion, rigueur, dévouement, pro activité et  autonomie, esprit d’initiative et sens de l’organisation.

Lieu :Le poste est basé au bureau de  l’OREPA Ouest  avec des déplacements fréquents.Secteur :Eau Potable, Assainissement
Dossier de candidature à envoyer à:
Par courrier physique:DIRECTION NATIONALE DE L’EAU POTABLE ET DE L’ASSAINISSEMENT  Adresse DINEPA: 4, angle rue Metellus et route Ibo Lélé. Pétion-ville, Haïti. Bureau : OREPA Ouest   Adresse  OREPA Ouest:  Angle Delmas 27 et 29, Rues G Sylvain et Dr Coles #1 Delmas, Haïti. Prière de noter sur l’enveloppe : « ASSISTANTE ADMINISTRATIVE/OREPA OUEST »
Par courrier électronique en un seul fichier PDF:[email protected]  cc: [email protected] 
Prière de noter comme sujet : 
« ASSISTANTE ADMINISTRATIVE/OREPA OUEST »  
 
Les candidates sont priées de soumettre un CV, une lettre de motivation, diplôme de licence et 3 références.  
La DINEPA n’acceptera pas d’appels téléphoniques à ce sujet. 
Les candidates sélectionnées seront contactées pour des entretiens, des informations supplémentaires et/ou évaluation écrite.
Le Dossier ne sera pas pris en compte sans la soumission du « Diplôme de Licence»

Guito EDOUARD

Directeur Général

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