lundi 25 septembre 2017
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ASSISTANTE ADMINISTRATIVE DE LA DIRECTION DE L’ASSAINISSEMENT

TERMES DE REFERENCE

INTRODUCTION
Le sous-secteur Assainissement en Haïti a longtemps été marqué par une déresponsabilisation progressive des principaux gestionnaires et des usagers. Cet état de fait est conforté par l’absence d’un cadre institutionnel et financier cohérent avec comme conséquence immédiate des systèmes d’assainissement insuffisants ou inadaptés.

A ces caractéristiques s’ajoute, depuis l’apparition du choléra, une dispersion des efforts due à, d’une part une multiplication des acteurs et d’autre part, un manque de contrôle et d’évaluation des actions.
La DINEPA, Institution responsable de l’eau Potable et de l’Assainissement a, depuis juin 2011, monté une Direction de l’Assainissement, d’une part, pour compléter son organigramme directionnel et, d’autre part, pour redynamiser le sous-secteur assainissement.

A cet effet, la DINEPA a entrepris de mettre en œuvre certaines actions devant aboutir à une amélioration du service et la structuration progressive du sous–secteur. Elle souhaite, en ce sens, recruter une Assistante Administrative selon les termes de référence ci-dessous.

Taches de l’Assistante administrative

Gestion des dossiers
Sur la base d’un canevas établi par la Direction de l’Assainissement :
• Assurer la réception et la gestion jusqu’à leur sortie, des dossiers soumis pour validation ;
• Centraliser toutes les études, recherches et documents Assainissement conduites par la DINEPA et ses partenaires
• Participer activement à la rédaction / traduction des documents thématiques, le cas échéant

Gestion de l’information
• Réaliser les compte rendus de réunions
• Assurer le suivi de la mise à jour et de la dissémination de l’information relative à la gestion des Déchets Liquides
• Maintenir un annuaire dynamique des acteurs et partenaires du sous-secteur Assainissement
• Diffuser les informations validées par la Direction

Administration, logistique et secrétariat
a) Maintenir et suivre le calendrier des activités liées à l’Assainissement
b) Préparer et organiser les rencontres Assainissement
c) Maintenir le lien avec le departement logistique de la DINEPA en assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs et des inventaires, l’approvisionnement effectif de toutes les fournitures et le suivi des équipements de bureau affectés à la direction.
d) Assurer le lien avec la Direction des Ressources Humaines en effectuant le suivi administratif des dossiers du personnel et des stages de formation.
e) Assurer le suivi des paiements et des pièces comptables y afférant ainsi que celui des dépenses administratives liées au fonctionnement de la Direction.
f) En matière de secrétariat assurer
a. l’accueil téléphonique des partenaires, clients et fournisseurs, la réception,
b. la rédaction, la gestion et le suivi du courrier, le suivi des dossiers de la Direction
c. Le tri et le classement des données
d. La tenue d’agendas,
g) Réaliser toutes autres taches à caractère administratif lié à la Direction

Qualifications et expériences

• Diplôme de secrétaire ou d’Assistante Administrative, avec un minimum de 2 ans d’expérience
• Bonne connaissance des règlements administratifs en vigueur dans l’administration publique
• Maitrise du français et bonne compréhension de l’anglais,tant à l’oral qu’à l’écrit
• Très bonne capacité de rédaction (grammaire et orthographe) et de production (vitesse)
• Maîtrise des outils tels Word, Outlook, Excel
• Outre les connaissances et compétences reliées à l’exercice de la fonction, l’Assistante doit posséder certaines qualités essentielles telles : efficacité, ponctualité, courtoisie, discrétion, rigueur, dévouement, proactivité et autonomie, esprit d’initiative et sens de l’organisation

Supervision

L’Assistante est rattachée à la Direction de l’Assainissement et est supervisée directement par la Directrice de l’Assainissement. Elle est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes liées au travail de la Direction.

Date Limite de réception : Lundi 9 juin 2014 à 4hres pm

En version papier : Direction Nationale de l’Eau Potable et de l’Assainissement
#4, angle rue Métellus et Route Ibo Lélé
Pétion-ville, Haiti

En version électronique : [email protected]
[email protected]

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